산학협력단 연구자 간담회

□ 일    시 : 2014. 5.29(목) 15:00 ~ 17:00

□ 장    소 : 대학본부 7층 대회의실

□ 산학협력단 업무 만족도 설문조사 실시

◦ 실시기간 : 2014. 4. 3 ~ 4.18

◦ 응 답 자 : 176명

◦ 만족도 조사 결과                                           ( 단위 : %)

연번	조사항목	만족	불만족	보통	비 고
1	직원 친절도	47.7	22.7	28.4
2	산학협력단 서비스 만족도	26.1	40.9	31.8
3	연구행정 업무 도움 정도	33.5	27.8	37.5
4	연구비 사용실적보고	36.9	27.8	37.5
5	학술연구비 관리규정	21	23.9	54
6	대학행정정보시스템	19.3	34.1	44.3

◦ 불만족 이유(복수 선택)

연번	조사항목	응답항목(건수)
1	산학협력단 서비스 만족도	정산 서류 과도함(53), 담당자의 잦은 교체(52), 업무처리속도 지연(32)
2	학술연구비 관리규정	규정 적용이 엄격함(24), 적용의 일관성 없음(17), 복잡함(15)
3	대학행정정보시스템	복잡한 사용방법(42), 잦은 시스템 장애(26), 불필요한 정보입력(24)

□ 산학협력단 업무 처리 현황

◦ 2014. 3월 현재 직원 일인당 평균 과제관리 현황 : 37억원 52건,

월 평균 정산처리 금액 3억원(일 평균 전화응대 시간 3시간)

◦ 수입결의 : 최소 3일 ~ 5일(근무일 기준)

수입총괄통장에 연구비 입금		수입내역 확인 및 결재		재무회계팀결재		연구비 통장 입금
5.29(목)		5.30(금) ~ 6.2(월)		6.2(월) ~ 6.3(화)		6.4(수)

◦ 연구비 정산 : 최소 3일 ~ 5일(매일 오전 10시 지출결의 마감)

서류제출

5.29(목)

서류검토1)

5.30(금)~6.2(월)

결재

6.2(월)~6.3(화)

보완

5.30(금)~6.2(월)

지출2)

(결재 다음 날)

1) 정산 서류검토 절차

담당 1차 검토		책임담당 2차 검토		팀장 결재		부장 결재 (3천만원~5천만원)		부단장결재 (5천만원 초과)

2) 지출결의 10시 마감: 재무회계팀 1일 평균 지출 건수 60건(전표 330건), 3억5천만원

지출건 전송 (지원팀→회계팀)		지출내역검토a)		지출 1차 승인 및 내부 결재		지출 2차 승인 (우리은행)		지출 완료b)

a) 재무회계팀 지출내역 검토

- 연구비 통장 잔액 확인 : 연구비가 나눠서 입금될 경우 카드 사용분 정산지연으로 wise 집행 잔액과 통장잔액이 맞지 않는 경우 발생

- 회계상 증빙의 적합성 확인

- 수취인 확인(계좌번호 확인)

b) 지출내역 검토 시 이상이 없는 경우 당일 대략 오후 5시에 지출 완료

※ 재무회계팀 지출 승인 절차가 많은 이유는 2009.11월 실시한 산학협력단 리노베이션 정책과제 결과보고에 의해 내부통제 강화를 위해 정산관리와 지출 담당부서를 분리하였으며, 전산시스템 보안강화를 위해 우리은행 시스템을 통해 최종 지출을 하고 있음

◦ 예산 및 참여연구원 변경 : 최소 2일 ~

변경신청서 제출 및 접수		승인통보 결재(내부)		변경사항 알림 혹은 승인요청(외부)		승인 후 변경사항 반영 (내·외부 시스템)
5.29(목)		5.30(금)		5.30(금) ~ 6. 2(월)		6.2(월) ~

□ 정산 증빙서류 및 제출 근거

◦ 국가연구개발사업 표준매뉴얼(2013.10)

◦ 산학협력단 연구비 정산증빙서류 제출 현황

구 분	증빙서류	관련근거
국외여비	- 여비정산서 - 보딩패스 원본 (분실 시 여권 사본, 출입국 사실 확인서 대체) - 비행 스케줄표(invoice) - 공무국외여행 허가서 - 귀국보고서	- 국가연구개발사업 연구비 관리 매뉴얼3) - 공무원 여비규정 및 여비업무 처리기준4)
기자재, 비품 등 물품구매	- 구입 영수증(카드매출 전표, 세금계산서) 및 거래명세서 - 산출기초조사서 및 견적서(타견적 포함) - 물품구매 결의서 혹은 요청서 - 물품검수 조서, 물품검사 내역서 - 교외과제 물품등록 요청서(엑셀파일)	- 국가연구개발사업 연구비 관리 매뉴얼5) 서울시립대학교 학술연구비 계약업무 처리절차

3) 국가연구개발사업 연구비 관리 매뉴얼-연구활동비 국외여비 증빙자료

4) 공무원 여비규정-공무원 여비업무 처리기준

5. 국외여비의 결제와 정산(영 제8조의2)

가. 국외여비의 지급방법

1) 국외 숙박비(영 제8조의2 제1항)

가) 국외여행자가 여비 중 숙박비를 결제할 때에는 ｢국고금관리법｣ 제24조 제5항에 따른 정부구매카드(이하 ‘정부구매카드’라 한다) 또는 ｢여신전문금융업법｣에 따른 신용카드(이하 ‘신용카드’라 한다)를 사용하여야 한다.

나) 다만, 아래의 경우에는 정부구매카드나 신용카드를 사용하지 않을 수 있다.

(1) 출장지에서 정부구매카드 또는 신용카드를 사용할 수 없는 경우 등 특별한 사유가 있는 경우로써, 이 경우 숙박비 정산은 “Ⅱ. 5. 다. 정부구매카드 및 신용카드 사용의 예외”에 따라 정산하여야 한다.

(2) “영 별표4 비고 제4호”에 따라 “할인정액”으로 지급받는 경우로써, 이 경우에는 숙박비 지출내역을 정산하지 않는다.

5) 국가연구개발사업 연구비 관리 매뉴얼-연구장비․재료비

□ 타대학 비교

◦ 운영수익 대비 관리비(2009.11월 산학협력단 리노베이션 정책과제 결과보고)

◦ 증빙서류 구비 및 제출 주체

연번	대학명	정산서 작성 방법	간접비 징수율(%)
1	고려대학교	연구비의 80%는 연구소 직원이 처리(간접비 배분)	30.75
2	경희대학교	사업단 형태의 대형과제는 사무원(인건비는 연구과제 예산에 책정)이 처리하고 그 외는 대학원생이 처리	30
3	서울대학교	단과대학 행정실 직원이 처리(간접비 배분)	28.9
4	성균관대학교	대학원생이 처리	32
5	연세대학교	사업단 형태의 대형과제는 사무원(인건비는 연구과제 예산에 책정)이 처리하고 그 외는 대학원생이 처리	27.8
6	한양대학교	대학원생이 처리(스캔파일 업로드)	28.5

※ 서울시립대학교 2013년도 간접비 고시율 : 20%(0.1% 감액)

※ 서울시립대학교 연구비 관리 환경

◦ 담당자 1명이 처리하는 업무의 종류가 복잡하고 다양

◦ 연구비 관리 시스템 기능이 타대학에 비해 좋지 않기 때문에 연구행정에 투입해야 하는 인력 에너지가 높고 이는 서비스의 질을 떨어뜨리는 요인으로 작용

◦ 사립대학 대비 국공립대학은 행정업무를 위한 서류가 많은 편

예) 직인날인을 위한 내부결재 문서번호 필요

물품 구매계약 절차 - 서울시의 관련 절차 준용

◦ 서울시 감사, 감사원 감사, 시의회 업무보고 및 의원 요구 자료 등 연구비 관리 외에 처리해야 하는 행정업무가 많고 감사를 지적 사항이 발생하지 않도록 더욱 세밀하게 업무 처리를 해야 함

□ 산학협력단 업무 만족도 개선계획

◦ 행정업무 간소화(2014. 5.14(수) 시행 완료)

- 학과장 결재로 처리 중인 업무 13건 공문대용 양식으로 대체

- 학과장 결재로 처리 중인 업무를 전자문서 공문으로 변경하여 연구책임자가 직접 기안 혹은 결재하여 공문 시행

- 해당 업무 관련 신청서 양식이 있을 경우 공문대용 양식은 제출하지 않음

※ 향후 대학행정정보시스템 개발 시 연구 행정 업무 신청 메뉴를 개발하여 공문대용 양식 및 전자문서 공문 대체

◦ 연 1회 연구과제 관리 설명회 실시(2014년 하반기 예정)

◦ 연구과제 관련 정보 제공을 위한 산학협력단 홈페이지 활성화

- FAQ, 부적정 집행 사례 메뉴 신설 운영(wise에 메뉴 신설 병행)

- 국가과학기술지식정보서비스(NTIS) R&D 공고 링크

- 정부 부처 전담기관 별 연구비 관리 규칙 및 매뉴얼 산학협력단 홈페이지 게시

◦ 연구처/산학협력단 뉴스레터에 연구비 정산 관련 지적 사례 및 국책과제 정산 매뉴얼 변경 시 주요 변경사항 알림

◦ 산학협력단 업무 관련 건의사항 의견 수렴 창구 개설

◦ 월 1회 산학협력단 직원 교육 실시

◦ 대학행정정보시스템의 연구 행정 분야 개선

- 산학협력단 컨설팅 : 2010. 6 ~ 2010.12

- 우리은행 통합 연구 관리 시스템 도입 검토 : 2012.10. ~ 2013. 6

붙임. 연구활동 지원내역

(단위 : 천원)

연번	지원항목	결산액(2013년)	비 고
1	학교회계 전출금	1,000,000
2	학교기업 출자금	210,000
3	지적재산권 유지비용(특허출원 및 등록 등)	294,925
4	BK/WCU 후속 지원사업	61,000
5	산학협력 대응자금	328,377
6	교내 학술 교류 워크숍 지원	3,000
7	대형 연구과제 유치경비 및 TF 지원	7,000
8	시정연구 지원사업	203,000
9	영어논문교정 지원비	30,000
10	연구과제 보증보험 및 인지세 지원	25,000
11	대학발전 정책과제 지원	108,000
12	UOS 크로스 포럼 지원	12,000
13	따뜻한 서울 만들기 지원	68,000
14	사전연구과제 수시지원	5,000
15	공동기기 기술원 홈페이지 제작	3,000
16	리서치펠로우 기관 보험료	15,000
17	연구실 안전관리비	50,000
18	과학문화 활동비	27,266
19	연구윤리 교육 및 세미나 개최	3,602
계		2,454,170